Grundlæggende opsætning¶
Afdelinger & aktiviteter¶
Så snart foreningen er oprettet, skal man tage stilling til, hvordan foreningen skal struktureres. Dvs. hvordan skal medlemmerne fordeles i forskellige hold, kontingentgrupper, træninger, etc.
Aktiviteter¶
De fleste foreninger har en række forskellige hold eller kontingentgrupper, som medlemmerne placeres i. I ForeningLet er alle disse ting samlet under et begreb som kaldes aktivitet. En aktivitet kan altså dække over følgende:
- Medlemstype
- Hold
- Træning
- Kontingent
- Arrangement
Til en aktivitet kan man tilknytte en pris, således at man kan opkræve medlemmerne for de aktiviteter, som de er tilmeldt. Når man danner opkrævninger i systemet, er der mulighed for at opkræve mange aktiviteter på én gang, hvilket betyder, at medlemmerne bliver opkrævet et beløb svarende til de aktiviteter, medlemmerne er tilmeldt, hvilket kan være individuelle beløb på tværs af aktiviteter.
Eksempler på aktiviteter i forskellige typer foreninger:
| Foreningstype | Eksempel på aktiviteter |
|---|---|
| Idrætsforening |
|
| Landsforening |
|
| Fitnesscenter |
|
| Antenneforening |
|
Afdelinger¶
Aktiviteter er grupperet under afdelinger. Afdelinger er derfor en slags “overkategori”, som aktiviteter kan tilknyttes. I en idrætsforening kan man fx inddele aktiviteterne i følgende afdelinger:
- Ungdomsafdelingen
- Seniorafdelingen
- Veteranafdelingen
- Udvalg
Under hver afdeling oprettes efterfølgende de aktiviteter (hold/træninger/kontingenttyper), som medlemmerne kan tilknyttes.
I en flerstrenget idrætsforening kan man sætte navnet på idrætsgrenen foran afdelingsnavnet, som følgende eksempel viser:
- Badminton - ungdomsafdelingen
- Badminton - seniorafdelingen
- Fodbold - ungdomsafdelingen
- Fodbold - seniorafdelingen
- Gymnastik - ungdomsafdelingen
- Gymnastik - seniorafdelingen
Oprettelse af afdeling¶
En afdeling oprettes ved at klikke på “Aktiviteter & afdelinger -> Opret ny afdeling”, når man er logget ind.
Oprettelse af aktivitet¶
En aktivitet oprettes ved at klikke på “Aktiviteter & afdelinger -> Opret ny aktivitet”, når man er logget ind.
Medlemskaber¶
Et medlemskab er en aktivitet af typen “Medlemskab”. Der findes 2 typer aktiviteter:
- Standard
- Anvendes til hold, træninger, arrangementer, events og lignende.
- Medlemskab
- Kan anvendes til at styre kontingentopkrævning samt graduering af pris på medlemmer som indmeldes “skævt” i sæsonen.
Når man opretter en ny aktivitet (“Aktiviteter & afdelinger -> Opret ny aktivitet”), og vil bruge aktiviteten som et medlemskab, så vælg “Medlemskab” i feltet “Type” og tryk “Gem aktivitet”. Herefter dukker der 2 ekstra faneblade frem på detaljesiden for aktiviteten:
- Fornyelsespolitik
- Her angives hvor tit medlemskabet skal fornys - fx månedligt, kvartalsvis, halvårligt og årligt. Ved kvartalsvis, halvårlig og årlig fornyelse skal man også tage stilling til, om medlemskabet skal fornys i bestemte måneder i året, eller om det skal fornys i forhold til indmeldelsesdatoen.
- Nye indmeldelser
Her angives om prisen på medlemskabet evt. skal gradueres i forhold til indmeldelsestidspunktet.
Eksempel: Et medlemskab opkræves kvartalsvis i januar, april, juli og oktober med 300 kr. per kvartal, og et medlem melder sig ind d. 15. februar - altså midt i et kvartal. Systemet kan så automatisk graduere prisen, så medlemmet opkræves for de 44 dage der er til næste opkrævning d. 1. april. Dvs. cirka 150 kr.
Hvis et medlem indmelder sig tæt på skæringsdatoen - fx hvis indmeldelsen foretages 20. marts og skæringsdatoen er 1. april - så kan systemet sættes op til at opkræve for de sidste 10 dage af kvartalet samt hele næste kvartal. Dvs. ca. 335 kr. Dette er særligt anvendeligt hvis man også anvender Betalingsservice fra Nets, hvor der er nogle tidsfrister for aflevering af opkrævninger til Nets, som man skal overholde.
Medlemmer¶
Helt centralt i enhver forening er naturligvis foreningens medlemmer. I ForeningLet findes der en række faste oplysninger, som kan knyttes til hvert medlem. De er blandt andet følgende:
- Fornavn
- Efternavn
- Adresse
- Adresse 2
- Postnr.
- By
- Landekode
- Emailadresse
- Fastnetnr.
- Mobilnr.
- Køn
- Fødselsdato
- Indmeldelsesdato
- Udmeldelsesdato
- Opkrævningsmetode
- EAN-nummer
Ti ekstra medlemsfelter¶
Udover ovennævnte faste oplysninger kan foreningen frit selv definere op til ti ekstra medlemsfelter, som tilknyttes hvert enkelt medlem. Disse ti ekstra medlemsfelter kan foreningen navngive efter eget ønske, og foreningen kan også bestemme om felterne skal være indtastningsfelter, afkrydsningsfelter og dropdown-lister med foruddefinerede valgmuligheder. De ti ekstra medlemsfelter kan konfigureres under “Opsætning -> Medlemmer -> Opsætning af medlemsfelter”.
De ti ekstra medlemsfelter er primært tiltænkt informationer som varierer meget på tværs af medlemmerne. Det kunne fx være et medlemsnummer fra et gammelt medlemssystem. Hvis man ønsker at gruppere medlemmerne i forskellige hold eller medlemstyper, så er det bedre at anvende afdelinger og aktiviteter.
Import og oprettelse af medlemmer¶
Medlemmer kan oprettes i ForeningLet på 3 måder:
- Manuel oprettelse
Ved manuel oprettelse er det en person med adgang til foreningen på ForeningLet, som opretter medlemmerne.
Manuel oprettelse af et medlem sker ved at klikke på “Medlemmer -> Opret nyt medlem”.
- Import fra fil
Hvis foreningen har alle sine medlemmer liggende i en fil (fx et regneark), så kan medlemmerne automatisk importeres ind i ForeningLet. Foreningen kan selv gøre det - vi tilbyder også at gøre det.
Import fra fil sker ved at klikke på “Medlemmer -> Importer”. Herefter skal man vælge en fil på sin computer, som indeholder medlemsdata. Filen skal være i CSV-format eller Excel-format for at kunne importeres ind i ForeningLet. Hvis man ikke har mod på selv at prøve kræfter med at importere medlemmer ind i systemet, så udføres opgaven også af ForeningLet. Send blot et regneark (fx Excel) via email med alle foreningens medlemmer, og så sørger vi for at lægge data ind under jeres forening. Som oftest er det gratis at få lagt data ind. Hvis opgaven er kompleks kan der efter aftale opkræves et mindre beløb for denne ydelse.
- Online tilmelding
Man kan opsætte en tilmeldingsformular på foreningens egen hjemmeside, hvor medlemmerne kan tilmelde sig, hvorefter de bliver oprettet direkte i ForeningLet.
Online tilmelding gennemgås i et selvstændigt afsnit (se indholdsfortegnelsen), hvorfor det ikke omtales yderligere her.
Opkrævninger¶
Hvordan skal man opkræve medlemmerne? Og hvordan skal de betale? Det er to centrale spørgsmål vedrørende opkrævninger.
Begrebet opkrævningsmetode dækker over de måder, hvorpå foreningen kan opkræve sine medlemmer. Nogle foreninger foretrækker at opkræve via Betalingsservice (PBS), andre via Dankort, og igen andre via email eller udskrivning af opkrævninger, som afleveres personligt til hvert medlem eller sendes fysisk med posten.
Mulighederne er mange - og ForeningLet understøtter dem alle. I de følgende afsnit gennemgås de forskellige opkrævningsmetoder.
Betalingsservice (PBS) fra Nets¶
Nets (det tidligere PBS) tilbyder et produkt, som hedder Betalingsservice, som de fleste danskere er bekendt med. Med Betalingsservice får foreningen mulighed for automatisk at trække penge fra medlemmernes bankkonto, hvis medlemmet vel at mærke giver sin accept til dette. Det kan spare foreningen for mange timers arbejde i forhold til at skulle sende rykkere ud.
Betalingsservice fungerer på følgende vis: Første gang foreningen udsender opkrævninger fra ForeningLet via Betalingsservice, så modtager medlemmerne et indbetalingskort (FI-kort som Nets udsender) med beløbet til opkrævning. Medlemmerne får her mulighed for at tilmelde betalingen til Betalingsservice. Foreningen kan også sætte en tilmeldingsblanket op på sin hjemmeside, hvor medlemmet kan tilmelde sig Betalingsservice.
De medlemmer som tilmelder sig Betalingsservice vil automatisk blive trukket det beløb som foreningen opkræver. De medlemmer som ikke tilmelder sig Betalingsservice vil fortsat modtage indbetalingskort (FI-kort), hver gang foreningen udsender opkrævninger.
Når medlemmer begynder at indbetale de udsendte opkrævninger (eller automatisk bliver trukket), så vil Nets sende oplysninger om indbetalinger til ForeningLet, som automatisk vil opdatere debitorlisten i ForeningLet. Dermed skal foreningen ikke selv manuelt afstemme bankkontoen med debitorlisten i ForeningLet, hvilket kan spare foreningens kasserer for mange timers arbejde.
Integrationen fra ForeningLet til Nets kræver ikke chipkort, som ellers er typisk for konkurrerende foreningssystemer på markedet. Integrationen er med andre ord fuldautomatisk.
Dankort automatisk træk¶
Denne opkrævningsmetode minder om Betalingsservice fra Nets. Det foregår ved at medlemmet betaler den første opkrævning med sit Dankort (opkrævning udsendes via email eller sker via online tilmelding). Medlemmet giver samtidig foreningen lov til fremover automatisk at trække penge på medlemmets Dankort - ligesom man kender det fra Betalingsservice. Dermed vil fremtidige opkrævninger kunne trækkes automatisk fra medlemmets Dankort. Debitorlisten i ForeningLet bliver automatisk afstemt, når beløb trækkes fra medlemmernes Dankort.
EAN¶
ForeningLet understøtter udsendelse af opkrævninger via EAN, hvilket typisk er et krav, når man sender opkrævninger til det offentlige.
Email-opkrævninger¶
ForeningLet giver mulighed for at udsende opkrævninger via email til foreningens medlemmer. Det kræver naturligvis at foreningen kender medlemmernes email-adresser. Opkrævninger som udsendes via email kan betales på forskellig vis. ForeningLet understøtter følgende betalingsmuligheder, når opkrævninger udsendes via email:
- Netbank
- Dankort & udlandskort
- PayPal
- Kodelinje (+71)
I de følgende afsnit gennemgås de forskellige betalingsformer.
Betaling via Netbank¶
Foreningen angiver et registreringsnr. og kontonr. på opkrævningerne, som medlemmer anvender, når de via deres Netbank betaler opkrævningen. Foreningen skal efterfølgende selv holde øje med bankkontoen og manuelt afstemme debitorlisten i ForeningLet med indbetalingerne. Denne løsning er den billigste, men også den mest tidskrævende for foreningen.
Betaling via Dankort¶
Denne løsning giver medlemmerne mulighed for at betale opkrævningen med det samme via Dankort. I den opkrævning som udsendes via email kan medlemmet klikke på et link, som fører medlemmet over til en betalingsside, hvorfra opkrævningen kan betales med Dankort (og systemet kan sættes op til at medlemmet giver foreningen lov til at lave automatisk træk fremover). Opkrævningen bliver automatisk opdateret i ForeningLet, og foreningen skal således ikke selv ind i debitorlisten i ForeningLet og afstemme manuelt. Denne løsning kræver at foreningen har en indløsningsaftale med Nets (PBS) samt en aftale med Quickpay, som stiller en såkaldt betalingsgateway til rådighed. Begge disse aftaler med henholdsvis Nets og Quickpay koster penge. Denne løsning er således dyrere end Netbank-løsningen, men sparer til gengæld foreningen for arbejdet med at afstemme bankkonto med debitorliste i ForeningLet. Hvis man ønsker at kunne lave automatisk træk fra medlemmerne Dankort, så skal man indgå en særskilt aftale med Nets vedrørende dette. Denne aftale koster dog ikke noget ekstra.
Betaling via PayPal¶
Denne løsning minder meget om Dankort-løsningen. Dog med den prismæssige forskel, at foreningen ikke behøver en indløsningsaftale med Nets eller en aftale med Quickpay. Til gengæld tager PayPal en vis procentdel af de indbetalte beløb, som foreningen modtager fra medlemmerne. Derudover er der den vigtige forskel, at PayPal ikke understøtter Dankort.
Betaling via kodelinje (+71)¶
Denne løsning giver mulighed for automatisk afstemning af bankkonto og debitorliste i ForeningLet. Løsningen fungerer ved at medlemmet betaler opkrævningen via sin Netbank. På opkrævningen er anført en FI-kodelinje (som kendes fra giro-indbetalingskort og FI-kort), som identificerer medlemmet og opkrævningen i ForeningLet, således at debitorlisten automatisk afstemmes. Løsningen kræver en aftale med Nets (som er gratis at oprette). Nets tager sig 0,25 kr. betalt per adviseret opkrævning, hvilket gør løsningen prismæssig billig. Løsningen kræver også et FI-nummer, som oprettes i banken. I Nordea koster et FI-nummer eksempelvis ca. 300 kr. om året.
Udskriver selv opkrævninger¶
Hvis man selv ønsker at udskrive opkrævningerne på egen printer, så er det også en mulighed. I ForeningLet kaldes denne opkrævningsmetode for manuelt.
Det skal forstås således at foreningen selv udskriver opkrævningen på papir og afleverer den til medlemmet enten ved personligt fremmøde eller ved at sende opkrævningen til medlemmet med fysisk post - fx via Post Danmark.
Betalingen af opkrævningen kan ske på to måder:
- Netbank
- Kodelinje (+71)
Betaling via Netbank¶
Samme princip som beskrevet i afsnittet “Email: Betaling via Netbank”. Eneste forskel er at opkrævningen er afleveret manuelt i stedet for via email.
Betaling via kodelinje (+71) - ForeningLet layout¶
Samme princip som beskrevet i afsnittet “Email: Betaling via kodelinje (+71)”. Eneste forskel er at opkrævningen er afleveret manuelt i stedet for via email.
Betaling via kodelinje (+71) - fortrykt indbetalingskort¶
Denne opkrævningsmetode kræver at man har indkøbt nogle fortrykte indbetalingskort. De kan købes her:
http://lavpristrykkeriet.dk/tryksager/3-fakturapapir-med-girokort/
Når man har oprettet nogle opkrævninger, så kan man efterfølgende selv udskrive dem på disse fortrykte indbetalingskort, og herefter aflevere/sende dem til medlemmerne.
Fortrykte indbetalingskort er særligt anvendeligt, hvis man fx har et trykt medlemsblad man udsender, og man gerne vil vedlægge en udskrevet opkrævning til medlemmet.
Forskellen på ForeningLet layout og fortrykt indbetalingskort er kun selve layoutet, hvor ForeningLet layout er ForeningLets eget layout, mens fortrykt indbetalingskort har et layout der minder meget om det man ser hos fx Betalingsservice.
Brugere og adgange¶
Hvis I er flere om at administrere foreningen, så kan disse personer inviteres til systemet. Det gøres under “Opsætning -> Brugere -> Inviter nye brugere”. Her indtaster man blot mail-adressen på de personer som skal have adgang til administrationen af foreningen.
Man kan tildele brugerne forskellige rettigheder, således at der fx kun gives læse-adgang til medlemsdatabasen, mens alt andet er lukket af. Man kan også give læse-adgang til regnskabet, således at en revisor kan få adgang til regnskabstallene - dog uden at kunne ændre noget.
Rettigheder for de forskellige brugere styres under “Opsætning -> Brugere -> Brugerliste og adgange”.