Opkrævninger¶

En vigtig del af ForeningLet er opkrævninger. Mange foreninger bruger meget tid på at sikre, at alle medlemmerne får betalt kontingent. Udover at udsende opkrævningerne, så handler det også om at kunne følge op på medlemmer, som ikke betaler. Rykker-procedurer er derfor vigtige i denne sammenhæng. ForeningLet understøtter både udsendelse af opkrævninger og den efterfølgende rykker-procedure for de medlemmer, som ikke har betalt.

En vigtig funktion i ForeningLet er masseopkrævninger. Med masseopkrævninger kan man udsende opkrævninger til alle, eller dele af, foreningens medlemmer - med individuelle opkrævningsbeløb for hvert medlem baseret på de medlemsgrupper eller aktivteter, som medlemmet er tilmeldt i foreningen. Man kan også trække fuldstændigt individuelle beløb for hvert enkelt medlem, hvis man har nogle tal stående i de ekstra medlemsfelter. Dette kan fx anvendes til afregning af et forbrug, som typisk er meget individuelt per medlem.

Opkrævningsmetode¶

Noget af det første man skal beslutte sig for, er hvordan medlemmerne af foreningen skal opkræves. Der er en række forskellige muligheder, som er nøje beskrevet i Opkrævninger. Man kan sætte ForeningLet op til som standard at tildele en bestemt opkrævningsmetode til nye medlemmer. Det gøres under “Opsætning -> Opkrævninger -> Opkrævningsmetode”. Herfra vælges den ønskede opkrævningsmetode. Hvis man allerede har importeret eller oprettet en masse medlemmer, så kan man fra denne side også skifte alle medlemmernes opkrævningsmetode på én gang. Endelig kan man gå ind på hvert enkelt medlem og vælge den ønskede opkrævningsmetode.

Masseopkrævninger¶

En vigtig funktion i ForeningLet er masseopkrævninger. Med masseopkrævninger kan man udsende opkrævninger til alle, eller dele af, foreningens medlemmer på én gang - med individuelle opkrævningsbeløb for hvert medlem baseret på de medlemsgrupper eller aktivteter, som medlemmet er tilmeldt i foreningen.

Der er 2 typer af masseopkrævninger:

Faste opkrævninger
Straksopkrævninger

De faste opkrævninger er kendetegnet ved at køre på faste tidspunkter i løbet af året, mens straksopkrævninger er kendetegnet ved at blive kørt en gang imellem på tidspunkter som ikke følger en fast rytme. Straksopkrævninger er yderligere kendtegnet ved at kunne udsendes med det samme, mens faste opkrævninger har et længere udsendelsesforløb. Typisk næste måned. Det er under “Opkrævninger -> Masseopkrævninger” man definerer de faste opkrævninger og straksopkrævninger.

Opret fast opkrævning¶

Vælg “Opkrævninger -> Masseopkrævninger”. Klik herefter på “Opret fast opkrævning”. Herefter skal en række felter udfyldes vedrørende den faste opkrævning.

Navn

Fx “Årligt kontingent”.

Placering

Hvis man har flere opkrævningslinjer på en opkrævning, så kan man bestemme rækkefølgen på linjerne via denne værdi.

Frekvens

“Man kan vælge mellem følgende frekvenser:

Årligt
Halvårligt
Kvartalvis
Månedlig

Når først man har oprettet og udsendt opkrævninger første gang, så vil ForeningLet selv finde ud af at danne opkrævningerne næste gang (fx næste år eller næste måned alt efter den valgte frekvens). “

Forfaldsdato

Her vælges en dato for hvornår opkrævningen senest skal betales.

Hvem

Her vælger man hvilke medlemmer der skal opkræves. Det kan være alle medlemmerne i foreningen, eller blot udvalgte medlemmer. Ofte vil man opkræve medlemmer som er tilmeldt bestemte aktiviteter. I så fald sættes hak ud for “Aktiviteter”. Når opkrævningslinjen gemmes, så får man mulighed for at vælge de eksakte aktiviteter. Man kan også udvælge de medlemmer som skal opkræves på baggrund af de ekstra medlemsfelter. Sidst men ikke mindst kan man lave en kompleks udvælgelse via nogle kriterier, hvor det er muligt er kombinere flere medlemsfelter på én gang. Kriterier beskrives nedenfor denne tabel.

Pris

Her bestemmes prisen eller beløbet som medlemmerne skal opkræves. Hvis man blot opkræver ét fast beløb for alle medlemmer, så kan man med fordel indtaste en pris i feltet “Indtast pris”. Hvis beløbet som medlemmerne skal opkræves varierer - fx på baggrund af de aktiviteter som medlemmerne er tilmeldt - så vælg “Brug pris fra aktivitet”. Hvis man fx har sine medlemmer inddelt i to grupper: Seniorkontingent til 1000 kr. og ungdomskontingent til 500 kr., så vil opkrævningerne til medlemmerne variere på det opkrævede beløb (1000 kr. eller 500 kr.) alt efter hvilken aktivitet medlemmet er tilmeldt. Hvis medlemmet både er tilmeldt seniorkontingent og ungdomskontingent, så vil medlemmet blive opkrævet 1500 kr. i alt, og der vil fremgå to linjer af opkrævningen på henholdsvis 1000 kr. og 500 kr

Hvis beløbet som hvert enkelt medlem skal opkræves er helt individuelt per medlem, så vælg “Brug pris fra medlemsfelt”, hvorefter det opkrævede beløb bliver taget fra det valgte medlemsfelt for hvert medlem. Det kræver naturligvis at foreningen indtaster de individuelle beløb for hvert medlem i det pågældende medlemsfelt.

Man kan også anvende en formel. Formler beskrives nedenfor denne tabel.”

Kriterier¶

Med kriterier kan man få masseopkrævninger til at foretage en lidt mere avanceret udvælgelse af medlemmer. Man kan fx angive følgende kriterie:

måned(indmeldelsesdato)=1

Dette kriterie vil udvælge alle de medlemmer som har en indmeldelsesdato i januar måned. Man kan også skrive følgende:

måned(indmeldelsesdato)=rul(3)

Dette kriterie forklares bedst via et eksempel. Hvis den opkrævningslinje eksempelvis køres i januar måned, så vil dette kriterie udvælge de medlemmer, som er indmeldt i januar, april, juli og oktober. Hvis opkrævningslinjen køres i februar måned, så vil alle medlemmer indmeldt i februar, maj, august og november blive udvalgt, etc. Kriteriet anvendes typisk til at opkræve medlemmer på baggrund af deres indmeldelsesdato - og typisk i kombination med, at det enkelte medlem bliver opkrævet fx hver 3. måned eller hvert halve år. Man kan også udvælge medlemmer på baggrund af deres alder. Hvis man skriver følgende:

alder<18

Så udvælges alle medlemmer som er under 18 år.

Formler¶

Til at beregne prisen kan man også anvende en formel. Man kan fx skrive “fordeling:1000”, hvilket betyder følgende: Fordel værdien 1000 ligeligt ud på alle de medlemmer som er omfattet af opkrævningslinjen. Hvis eksempelvis 50 medlemmer er omfattet af opkrævningslinjen, så opkræves de hver især værdien 20 (1000/50). Man kan også skrive “fordeling:1000:F1”, hvilket betyder følgende: Fordel værdien 1000 ud på alle de medlemmer som er omfattet af opkrævningslinjen. F1 svarer til værdien af ekstra medlemsfelt nummer 1. Brug denne værdi til at afgøre hvor stor en del af værdien af de 1000 som skal tildeles det enkelte medlem. Hvis 3 medlemmer er omfattet af opkrævningslinjen, og de har værdierne 20, 30 og 50 stående i ekstra medlemsfelt nummer 1, så vil disse medlemmer blive opkrævet henholdsvis 200, 300 og 500.

Man kan også skrive “multiply:F1*5”, hvilket betyder: Tag værdien af ekstra medlemsfelt nummer 1 og gang denne værdi med 5. Hvis 2 medlemmer er omfattet af opkrævningslinjen, og de hver især har værdierne 10 og 20 stående i medlemsfelt nummer 1, så vil disse 2 medlemmer blive opkrævet henholdsvis 50 og 100.

Man kan også skrive “interval:F1:0-1000=3,5:1001-2000=3:2001-10000=2,5”, hvilket betyder: Tag værdien af ekstra medlemsfelt nummer 1. Hvis værdien er dette felt er mellem 0 og 1000, så multiplicer værdien med 3,5. Hvis værdien er dette felt er mellem 1001 og 2000, så multiplicer værdien med 3, etc. Der kan angives vilkårligt mange intervaller.

Gem opkrævningslinje¶

Klik på “Gem” for at gemme opkrævningslinjen. Hvis man har “Aktiviteter” i “Hvem”, så bliver man nu bedt om at vælge de aktiviteter, som skal omfattes af opkrævningslinjen. Når dette er gjort og man er tilbage under “Opkrævninger -> Masseopkrævninger”, så er der nu oprettet en opkrævningslinje. Hvis man klikker på PDF-ikonet (er gråt og rødt) ved siden af ID’et for opkrævningslinjen, så vil man kunne se en simulering af masseopkrævningen, som den vil se ud, når den bliver kørt. Man vil kunne se de medlemmer som opkræves, samt det beløb de hver især opkræves.

Hvis man opretter flere opkrævningslinjer med forfald samme dato, så vil der blive tilføjet flere opkrævningslinjer på hver enkelt opkrævning til medlemmet. I en badmintonklub kan man fx forestille sig at opkræve både kontingent og boldpenge på samme tid, hvilket vil resultere i 2 linjer på opkrævningen.

Flow i faste opkrævninger¶

Når først de faste opkrævninger er oprettet, så vil ForeningLet automatisk give besked til foreningen via email, når det er tid til at udsende faste opkrævninger. Det foregår på følgende vis:

Den første dag i måneden (fx 1. juli) vil ForeningLet sende et udkast til foreningen med de opkrævninger som skal udsendes med forfaldsdato den kommende måned (fx august).
Den 12. i måneden vil ForeningLet danne opkrævningerne i systemet, hvorefter foreningen kan kigge opkrævningerne igennem og evt. rette til.
Godkendelse af opkrævninger:
- Hvis man anvender Betalingsservice: Senest ved PBS-deadline (typisk omkring d. 20. i hver måned) skal foreningen aktivt godkende masseopkrævningen - ellers udsendes opkrævningerne ikke.
- Hvis man ikke anvender Betalingsservice: Senest den sidste dag i måneden skal foreningen aktivt godkende masseopkrævningen - ellers udsendes opkrævningerne ikke.

ForeningLet hjælper dermed foreningen med at få dannet opkrævningerne til tiden. ForeningLet giver også automatisk besked til foreningen næste gang de faste opkrævninger skal godkendes og udsendes. Godkendelsen af opkrævningerne gennemgås i et af de følgende afsnit.

Opret straksopkrævning¶

Vælg “Opkrævninger -> Masseopkrævning”. Klik herefter på “Opret straksopkrævning”. Herefter skal en række felter udfyldes vedrørende straksopkrævningen. Felterne er identiske med en fast opkrævning med den forskel, at der ikke er defineret en forfaldsdato. Læs derfor forrige afsnit for en gennemgang af felterne.

Når man vil danne opkrævninger for en straksopkrævning, så sat hak ud for én eller flere opkrævningslinjer under “Opkrævninger -> Masseopkrævninger” under straksopkrævninger, og klik på knappen “Dan straksopkrævning”. Hvis man blot vil se en simulering af opkrævningerne, som de ville se ud hvis man rent faktisk dannede opkrævningerne, så klik på “Simuler straksopkrævning” i stedet. Når man klikker på “Dan straksopkrævning”, så dannes alle opkrævningerne, som foreningen efterfølgende skal godkende, før opkrævningerne udsendes. Godkendelse af opkrævninger gennemgås i næste afsnit.

Godkendelse af masseopkrævning¶

Hvad enten der er tale om en fast opkrævning eller en straksopkrævning, så skal foreningen aktivt godkende opkrævningerne inden de udsendes via eksempelvis email, sendes til Nets eller automatisk trækkes fra medlemmernes Dankort. Inden man godkender, er der en række ting man skal tage stilling til.

Oplysninger om opkrævning¶

Når man står i godkendelsesbilledet, så er der en række faneblade, hvor man kan indstille diverse ting. Klik fx på fanebladet “Diverse” (og ikke menupunktet ude til venstre). Her kan man ændre navnet på opkrævningen samt forfaldsdatoen. Desuden kan man angive hvilken periode opkrævningen dækker, hvilket i så fald vil fremgå af opkrævningerne. Man kan også angive datoer for første og anden rykker. Hvis man angiver rykkerdatoer, så vil ForeningLet automatisk sende en email til foreningen på den dato, som er angivet i første og anden rykker. Herefter kan foreningen udsende rykker til medlemmer, som endnu ikke har betalt. ForeningLet sørger selv for at filtrere betalte og annullerede opkrævninger fra.

Tilføj gebyr¶

Der er også et faneblad ved navn “Tilføj gebyr”. Denne funktion anvendes primært i forbindelse med rykkere, hvor foreningen fx kan tilføje en ekstra opkrævningslinje til alle opkrævningerne, som fx kunne være et rykker på 50 kr.

Ubetalte opkrævninger¶

Hvis der er medlemmer som har ubetalte opkrævninger, så giver ForeningLet mulighed for at overføre de skyldige beløb fra disse opkrævninger som en restance på de nye opkrævninger. De gamle opkrævninger forbliver i systemet, og på de nye opkrævninger vil der blive tilføjet en ekstra linje ved navn “restance” samt det skyldige beløb. Man kan også vælge ikke at overføre det skyldige beløb til de nye opkrævninger. Og man kan også vælge at annullere alle de gamle ubetalte opkrævninger, således at medlemmerne kun har én opkrævning.

Integration til regnskab¶

Der er mulighed for at integrere opkrævninger med regnskabsdelen i ForeningLet. Dette gennemgås i et senere afsnit. Opsætningen findes under fanebladet “Regnskab”.

Besked på opkrævningen¶

Man kan tilføje en valgfri besked, som vil fremgå af alle opkrævninger.

Nye medlemmer som ikke er med¶

Masseopkrævninger bliver som regel dannet d. 10. i måneden. Hvis man har fået nye medlemmer efter den 10. i måneden, som man gerne vil have med i masseopkrævningen, så skal man - i godkendelsesbilledet - klikke på “Afvis alle opkrævninger” i bunden af siden, og herefter skal man genkøre masseopkrævningen, således at de nye medlemmer kommer med. Det gøres ved at vælge “Opkrævninger -> Genkør masseopkrævning”, og så klikke på den blå knap “Genkør faste opkrævninger”.

Enkeltopkrævninger¶

En enkeltopkrævning er stilet til ét medlem. Enkeltopkrævninger oprettes ved at klikke på “Opkrævninger -> Ny opkrævning”, og herefter vælge “Opret enkeltopkrævning”. Herefter vælger man det medlem som skal opkræves, og kan efterfølgende angive pris, tekst, forfaldsdato med mere for opkrævningen.

Opkrævningsskabeloner¶

Hvis man har en bestemt type opkrævning (med fx flere opkrævningslinjer) som man udsender igen og igen via enkeltopkrævning, eller ønsker at bruge i online tilmelding fra foreningens hjemmeside, så kan man med fordel oprette en opkrævningsskabelon.

Opkrævningsskabeloner oprettes under “Opkrævninger -> Opkrævningsskabeloner -> Opret ny opkrævningsskabelon”.

Herefter indtaster man detaljerne om opkrævningen, og gemmer, hvorefter opkrævningsskabelonen kan anvendes som udgangspunkt for nye enkeltopkrævninger, eller tilknyttes en aktivitet i online tilmelding.

Debitorliste¶

Debitorlisten giver et overblik over de medlemmer som endnu ikke har betalt deres opkrævning. Når man har udsendt eksempelvis en masseopkrævning, så vil alle opkrævningerne fremgå af debitorlisten. Efterhånden som medlemmerne foretager indbetalinger og disse afstemmes i systemet (enten manuelt eller automatisk alt efter anvendt opkrævningsmetode), så vil opkrævningerne i debitorlisten forsvinde.

Rykkere¶

ForeningLet giver mulighed for at udsende rykkere. Hvis man under godkendelse af opkrævningen angav dato for første og anden rykker, så vil ForeningLet automatisk sende en email til foreningen, når det er tid til at udsende rykkere. Foreningen kan dog til enhver tid selv gå ind og udsende en rykker. Klik på “Opkrævninger -> Oprettede masseopkrævninger”. Nu vises listen over alle de masseopkrævninger som der er udsendt. Klik herefter på “Send rykker” ud for den masseopkrævning der skal udsendes rykker for.

Nu vises godkendelsesskærmbilledet (se afsnit om godkendelse af masseopkrævning), hvor man aktivt skal godkende rykkeren for den sendes afsted til medlemmerne.

Integration til regnskab¶

ForeningLet giver mulighed for at lave integration mellem opkrævninger og regnskabet. Det betyder, at når en opkræving indbetales, så vil ForeningLet automatisk oprette et nyt bilag i kassekladden i det aktive regnskab. Det sparer kassereren for en masse manuelt arbejde, og minimerer risikoen for fejl. For at kunne lave en integration til regnskabet, så kræver det, at foreningen har oprettet et regnskab. Se kapitlet vedrørende regnskab for yderligere information omkring oprettelse af nyt regnskab.

Når man godkender en masseopkrævning, så får man mulighed for at vælge hvilke konti i regnskabet, de opkrævede beløb skal overføres til. I godkendelsesskærmbilledet skal man klikke på “Konfigurer integration til regnskab”. Her vil man se hvilket regnskab der er aktivt, og hvis man ønsker at integrere opkrævningerne med regnskabet, så skal man sætte hak i “Overfør beløb”. Herefter vil man få mulighed for at vælge hvilke konti der skal krediteres og debiteres samt anvendes til afstemning. De er som følger:

Standard konto: Opkrævede beløb krediteres denne konto (annullerede opkrævninger debiteres). Typisk vælges en driftskonto med et navn á la “kontingenter”. Beløb som har en konto tilknyttet via en aktivitet, vil anvende aktivitetens konto i stedet for denne konto.
Konto til skyldige kontingenter: Opkrævede beløb debiteres denne konto (annullerede opkrævninger krediteres). Typisk anvendes en statuskonto med et navn á la “skyldige kontingenter”.
Afstemningskonto: Når opkrævningerne registreres som betalt i ForeningLet, så vil de indbetalte beløb debiteres på denne konto. Typisk vil det være en statuskonto såsom “bank”.

Tryk på “Gem” for at gemme de valgte konti.

Opkræv nye medlemmer¶

En typisk situation i mange foreninger drejer sig om opkrævning af nye medlemmer. Der er overordnet set to løsninger på denne situation, som afhænger af hvornår man opkræver sine medlemmer.

Opkræver på faste tidspunkter hvert år¶

Hvis man opkræver sine medlemmer på ét eller flere faste tidspunkter hvert år, så oplever man typisk, at nogle medlemmer bliver indmeldt på et skævt tidspunkt i sæsonen eller året.

Til dette formål er der udviklet en funktion i ForeningLet, som hedder “Opkræv nye medlemmer”. Den gør det muligt, at opkræve medlemmer, som endnu ikke har fået en opkrævning. Desuden giver funktionen mulighed for at yde en procentvis rabat - eksempelvis kunne man forestille sig at medlemmer som indmeldes halvvejs inde i en sæson, kun skal betale halv pris af det normale kontingent.

For at opkræve nye medlemmer klik på “Opkrævninger -> Masseopkrævninger”. Klik herefter på ikonet med den gule mand med et grønt plus. Nu vises et skærmbillede hvor man skal angive en forfaldsdato for sidste opkrævning. ForeningLet bruger denne dato til at filtrere de medlemmer fra, som allerede er blevet opkrævet. Angiv derfor en dato som ligger fx en uge eller en måned før forfaldsdatoen for den sidste opkrævning.

Eksempel: Der blev udsendt årligt kontingent til betaling i februar måned. Angiv derfor en dato i januar måned. Det vil resultere i at medlemmer som har en opkrævning med forfaldsdato i februar måned ikke bliver inkluderet i denne opkrævning. Kun nye medlemmer, som endnu ikke har en opkrævning, bliver taget med.

Man kan klikke på “Preview (PDF)” for at se om ForeningLet udvælger de korrekte medlemmer. Når man mener at have udvalgt de korrekte medlemmer, så klik på “Dan opkrævninger”. Herefter vises godkendelsesskærmbilledet (hvilket er beskrevet i et tidligere afsnit).

Opkræver efter indmeldelsesdato¶

Nogle foreninger opkræver medlemmerne på forskellige tidspunkter i løbet af året alt efter hvornår medlemmet er blevet indmeldt. Til dette formål kan det bedst svare sig at oprette en fast opkrævning som kigger på indmeldelsesdatoen og udfra denne udvælge medlemmerne.

Kreditnota¶

Man kan oprette en kreditnota ud fra en eksisterende opkrævning. Det gøres ved at gå ind på detaljer for opkrævningen og herefter trykke på “Opret kreditnota” i bunden af venstre side. Herefter opretter systemet en kreditnota som har modsat fortegn af den opkrævning, som kreditnotaen blev oprettet ud fra. Inden kreditnotaen gemmes, kan man foretage ændringer til den. Fx slette en opkrævningslinje.

I bero¶

Medlemmer kan sættes i bero, hvilket medfører at de ikke opkræves den normale pris på deres medlemskab eller kontingent. I stedet opkræves de et i bero gebyr, som beregnes ud fra det antal dage, som medlemmet er i bero i den pågældende opkrævningsperiode.

Oprettelse af i bero perioder gøres ved at gå ind på medlemmets detaljer, og så vælge fanebladet “Handlinger” oppe til højre. Herefter klikkes på “Tilføj/fjern i bero perioder” og så på “Opret ny i bero periode”, og så kan man indtaste startdato og slutdato og gemme. Når systemet næste gang danner opkrævninger, og opkrævningsperioden og i bero perioden for medlemmet overlapper, så bliver det opkrævede beløb justeret i forhold til i bero gebyret.

I bero gebyret indtastes under “Opsætning -> Opkrævninger -> I bero gebyr”. Gebyret angives per måned, og systemet finder selv ud af at justere prisen i forhold til forskellige i bero perioder - fx 1 uge, 2 uger, 2 måneder, etc.

Indbetalinger¶

Når man har udsendt opkrævninger fra systemet, så begynder medlemmerne efterfølgende at foretage indbetalinger.

Automatisk registrering¶

Hvis man anvender følgende opkrævningsmetoder, så bliver indbetalingerne automatisk afstemt i systemet - dvs. de bliver automatisk registreret på de pågældende opkrævninger:

Dankort/Visa/Mastercard (generelt alle betalingskort)
Betalingsservice
Fysiske indbetalingskort med +71 kodelinje udsendt af Nets
Opkrævningsmails udsendt fra ForeningLet med +71 kodelinje
Manuelt afleverede opkrævninger med +71 kodelinje (dvs. I udskriver selv opkrævningerne og afleverer dem til medlemmerne)

Manuel registrering¶

Hvis en opkrævning bliver betalt via en bankoverførsel (eller afleveret kontant), så bliver indbetalingen ikke automatisk afstemt i systemet. Her skal I selv ind på opkrævningen og foretage en registrering af indbetalingen.

Hvis medlemmet har betalt præcist det opkrævede beløb, så gør man følgende:

Vælg “Opkrævninger -> Debitorliste”
Klik på “Betalt”-knappen ud for den opkrævning som er blevet betalt

Herefter tilknytter systemet en indbetaling på præcis det opkrævede beløb, og markerer opkrævningen som værende betalt.

Hvis medlemmet har indbetalt et skævt beløb, fx for meget eller for lidt, så gør man følgende:

Vælg “Opkrævninger -> Debitorliste”
Klik på ID’et (opkrævningsnummeret) ude til venstre i debitorlisten.
Nu vises detaljer for opkrævningen og nede i højre hjørne kan man angive en dato og et beløb.
Herefter klikkes på knappen “Registrer ny betaling”.